eMail Vorlagen

Anstatt den Text einer E-Mail jedes Mal einzugeben, wenn eine Rechnung oder ein Angebot von InvoiceFactory per E-Mail gesendet wird, können die E-Mail-Vorlagen nach Ihren Wünschen angepasst werden, sodass Sie eine Reihe vordefinierter Vorlagen auswählen können.

E-Mail-Vorlage erstellen

Um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol im rechten Bereich des Hauptmenüs, wählen Sie E-Mail Vorlagen und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oben rechts auf der Seite.

Vorlagenvariablen können in den Textkörper Ihrer E-Mail eingefügt werden, indem Sie in der Liste unter dem Formular auf den Namen der Variablen klicken, die eingefügt werden soll. 

Festlegen von Standard-E-Mail-Vorlagen

Um auf die Einstellungen für Ihre Standardvorlagen zuzugreifen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol, wählen Sie System-Einstellungen und dann entweder die Registerkarte Rechnungen oder die Registerkarte Angebote.

Rechnungen

• Standard E-Mail-Vorlage - Die ausgewählte Vorlage wird für Rechnungen im Status Entwurf, Gesendet und Gelesen verwendet.
• "Bezahlt" E-Mail-Vorlage - Die ausgewählte Vorlage wird für Rechnungen im Bezahlstatus verwendet.
• "Überfällig" E-Mail-Vorlage - Die ausgewählte Vorlage wird für überfällige Rechnungen verwendet.

Angebote

• Standard E-Mail-Vorlage - Die ausgewählte Vorlage wird für alle Angebote in einem beliebigen Status verwendet.

Beim manuellen Senden einer Rechnung oder eines Angebots von InvoiceFactory aus wird die entsprechende E-Mail-Vorlage vor dem Senden ausgewählt. Selbstverständlich können Sie den Inhalt der E-Mail in letzter Minute noch vor dem Versenden anpassen. Da wiederkehrende Rechnungen E-Mails ohne manuelle Eingriffe selbst versenden, ist es hilfreich, eine Reihe von E-Mail-Vorlagen zu erstellen und die Standardeinstellungen zu konfigurieren, damit InvoiceFactory bei jedem Versand weiss, welche Vorlage verwendet werden soll.